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Werkstudent Office Management (m/w/d)

Working Student, Part-time · München
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Wer wir sind
Wir sind XEMPUS, Europas führende unabhängige Software-as-Service (SaaS)-Plattform für den Vertrieb von betrieblichen Vorsorgelösungen. Unsere Mission: Betriebliche Vorsorge digital verständlich, effizient und für jeden zugänglich zu machen. Seit 2007 gestalten wir die digitale Transformation der Versicherungsbranche. Aktuell integrieren wir neue Produkte wie die digitale betriebliche Krankenversicherung auf unserer Plattform und treiben die Expansion in weitere europäische Länder voran. Wir bei XEMPUS sind davon überzeugt, dass wir Menschen gemeinsam etwas bewirken können – egal von wo! Ob von einem unserer Büros, remote oder hybrid - komm zu uns und lass uns gemeinsam eine sicherere Zukunft für alle schaffen!
Was dich erwartet
Das Office Team ist immer und überall mit dabei – als erste Ansprechperson unterstützt du hier bei uns vor Ort und sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf im Büro. Das bedeutet die Besetzung von Empfang und Telefonzentrale, die Betreuung von Gästen und Räumlichkeiten sowie die Unterstützung bei der Poststelle und Veranstaltungsplanung. Du unterstützt uns vor Ort für 10-20 Stunden pro Woche, wir sind flexibel was die Tage / Zeiteinteilung angeht. 

Deine Aufgaben im Überblick:
  • In unserem gut angebundenen Büro Nahe der Donnersberger Brücke betreust du den Empfang und sorgst dafür, dass immer jemand erreichbar ist
  • Auf Deutsch und Englisch nimmst du Anfragen von unseren Mitarbeitenden sowie eingehende Telefonate entgegen 
  • Wenn externer Besuch erwartet wird, bereitest du Besucherausweise vor, organisierst die Raumbuchung richtest die Meetingräume her
  • Du regelst den Postein- und Ausgang
  • In unserer gemeinschaftlich genutzten Küche sorgst du für Ordnung (das Putzen übernimmt regelmäßig ein Dienstleister), räumst die Spülmaschine aus und füllst den Getränkekühlschrank auf
  • Wenn Teamevents oder Firmenfeiern anstehen, hilfst du bei der Vorbereitung und kannst deine eigenen Ideen einbringen

Wonach wir suchen
  • Du hast Spaß daran, unserem Office Team und allen Mitarbeitenden ihren Arbeitsalltag zu erleichtern
  • Du bist kommunikativ und gern in einer repräsentativen Rolle tätig 
  • Du bist aktuell an einer Hochschule eingeschrieben, noch nicht fertig mit deinem Studium und kannst du mindestens 10, besser 15-20 Stunden pro Woche Zeit investieren
  • Sehr gute Deutsch- und idealerweise auch Englischkenntnisse
  • Zuverlässigkeit und Hilfsbereitschaft
Warum XEMPUS
  • Gestaltungsspielraum und schnelle Entscheidungen in einem dynamischen, innovativen Umfeld
  • Teamgeist, Zusammenhalt und großartige Kollegen
  • Mobile Work für Familienfreundlichkeit und maximale Flexibilität im Alltag. Mehr dazu findest du hier
  • Abwechslungsreiche Gesundheitsförderung mit Jobrad, Qualitrain oder Obstkorb für zu Hause
  • Modernes Büro im Herzen Münchens, Getränke & Obst gehen aufs Haus!
Kontakt
Das klingt nach einer Aufgabe für dich? Dann bewirb‘ dich jetzt!
Du hast noch Fragen, Schwierigkeiten beim Upload deiner Daten, oder du benötigst weitere Unterstützung während des Recruiting Prozesses? Verena Krausch (jobs@xempus.com |+49 1514 0422887) hilft dir gern weiter.
  
Wir freuen uns auf dich!
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Über uns
Bei XEMPUS arbeiten +180 Menschen an einer ganz besonderen Vision: Wir machen die Zukunft planbar. Seit 2007 gestalten wir die digitale Transformation in der Versicherungsbranche. Die Vorsorge wird vernetzt, intelligent und für alle zugänglich. Wir wissen, wovon unsere erfolgreiche Zukunft abhängt: von unserem Team, von den Menschen hinter dem Namen Xempus.
Wir haben ambitionierte Ziele. Für die Umsetzung brauchen wir dich!

Wir sind ein Arbeitgeber der Chancengleichheit fördert und stellen sicher, dass kein Bewerber aus Gründen des Geschlechts, der Geschlechtsidentität, des Familienstands, der Rasse, der Hautfarbe, der Nationalität, der ethnischen Zugehörigkeit, des Alters, der sexuellen Orientierung, der sozioökonomischen Situation, der Verantwortung für pflegebedürftige Personen, einer körperlichen oder geistigen Behinderung benachteiligt wird. Alle Einstellungsentscheidungen werden auf der Grundlage von Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen getroffen.
Who we are
We are XEMPUS, Europe´s leading independent Software-as-Service (SaaS) platform for the distribution of pension and life insurance. Our mission: making pension and life insurance digitally understandable, efficient, and accessible for everyone. We have been shaping the digital transformation of the insurance industry since 2007. Currently we are integrating new product categories on our platform like company health care and establishing our solutions in further European countries. Here at XEMPUS, we believe in a world where people together can make an impact, anywhere! Whether from one of our offices, remote or hybrid - Join us and together we create a more secure future for everyone.
The role
The Office Team is part of everything that’s happening here in our office in Munich – as the first point of contact you help us achieve a smooth and professional experience for our employees and guests on the ground and virtually. You tend to the reception desk and telephone, look after guests and office space, and assist with the mail and event planning. As a working student, you spend 10-20 hours per week in our office – we are flexible on the exact times and days.  

Your tasks include:
  • You tend to the reception desk in our office in Munich (with great access to public transportation, close to Donnersberger Brücke) 
  • You answer requests from our employees as well as incoming phone calls in both English and German 
  • When we have external visitors you prepare visitor’s badges, book meeting rooms and prepare the space 
  • You are responsible for incoming and outgoing mail
  • We have a communal kitchen that you help keep orderly (cleaning is taken over by an external agency) which includes emptying the dishwasher and refilling the drinks fridge
  • You assist in preparing team events or company parties 
What we are looking for
  • You enjoy helping our Office Team and making everyone’s lives easier 
  • You are communicative and feel at home in a representative position
  • For your status as working student it is required you are currently enrolled in a German university (Uni or Hochschule), that you have not yet finished your studies and can invest 10-20 hours a week.
  • Very good English and German skills
  • Reliability and readiness to help others 
Why XEMPUS
  • Join one of the leading insurtechs in Europe as it enters its next growth phase 
  • Find creative freedom and quick decision-making structures in a dynamic, innovative environment 
  • Work with a team of amazing colleagues with great team spirit (company parties, charity events e.g.) 
  • Modern offices in a central location, including free drinks & fruit 
Contact
Does that sound like your kind of job? Then apply now!
If you have any questions, difficulties uploading your data, or require any assistance with the recruitment process, Verena Krausch (jobs@xempus.com | +49 1514 0422887) is happy to help.

We’d love to hear from you!
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About us
At XEMPUS, +180 people work on a very special vision: We make the future plannable. We have been shaping the digital transformation in the insurance industry since 2007. We know what our successful future depends on: our team, the people behind the name XEMPUS.
We have ambitious goals. To achieve those goals, we need you!

We are an equal opportunity employer and ensure that no applicant is subject to less favourable treatment on the grounds of gender, gender identity, marital status, race, colour, nationality, ethnicity, age, sexual orientation, socio-economic, responsibilities for dependants, physical or mental disability. Any hiring decision are made on the basis of skills, qualifications and experiences.

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