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HR Administrator / HR Assistant (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · München, Mobile Work
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Wer wir sind
Wir sind XEMPUS, Europas führende unabhängige Software-as-Service (SaaS)-Plattform für den Vertrieb von betrieblichen Vorsorgelösungen. Unsere Mission: Betriebliche Vorsorge digital verständlich, effizient und für jeden zugänglich zu machen. Seit 2007 gestalten wir die digitale Transformation der Versicherungsbranche. Aktuell integrieren wir neue Produkte wie die digitale betriebliche Krankenversicherung auf unserer Plattform und treiben die Expansion in weitere europäische Länder voran. Wir bei XEMPUS sind davon überzeugt, dass wir Menschen gemeinsam etwas bewirken können – egal von wo! Ob von einem unserer Büros, remote oder hybrid - komm zu uns und lass uns gemeinsam eine sicherere Zukunft für alle schaffen!
Was dich erwartet
Als HR Administrator bietest du hochwertige operative People-Dienstleistungen in einem internationalen und dynamischen Umfeld.
 
  • Du bist die erste Anlaufstelle für unsere Mitarbeiter und externe Institutionen für alle People-bezogenen Fragen. In diesem Zusammenhang managst du auch unsere zentrale People-Email-Inbox sowie die Briefpost.
  • Du bist unser interner Payrollexperte. Du bist verantwortlich für die Vorbereitung der monatlichen Lohnabrechnung in Zusammenarbeit mit unserem externen Payroll-Service-Provider und beantwortest alle lohnbuchhaltungsbezogenen Fragen der Mitarbeiter, unserer Kollegen im Accounting-Team sowie externer Institutionen (z.B. Betriebs- oder Steuerprüfer).  
  • Du bist ein echter Admin-Held. Du steuerst und administrierst alle Arten von Personaldokumenten und -daten (z.B. Vertragserstellung, Ausstellung von Bescheinigungen, Pflege der Personaldaten) sowie unsere internen Pflichtschulungen und unsere Mitarbeiterbenefits (z.B. bAV, bKV, Jobrad).
  • Du weißt um die Bedeutung guter Prozesse und Dokumentation. Entsprechend kennst du unsere aktuellen People-Guidelines und -Prozesse sorgst dafür, dass diese professionell und reibungslos funktionieren.
  • Idealerweise hast du eine Affinität zu Daten und kannst Standard-Reports zusammen mit unserem Accounting- und Finance-Team erstellen. Wir freuen uns, wenn du in die Rolle unseres internen Daten-Gurus hineinwächst, der aussagekräftige People-bezogene Daten zusammenstellen und interpretieren kann, um damit datengetriebene Entscheidungen zu fördern.
Wonach wir suchen
  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, idealerweise mit einer Weiterbildung zum Personalkaufmann/-frau.
  • Du verfügst über mindestens 3 Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Rolle.
  • Du besitzt grundlegende Kenntnisse des Arbeits- und Sozialversicherungsrechts in Deutschland und anderen europäischen Ländern.
  • Du bist vertraut mit betrieblicher Altersvorsorge und deren Anwendung in Unternehmen.
  • Du hast Wissen über gängige People-Tools und -Prozesse.
  • Du verfügst über eine strukturierte und organisierte Arbeitsweise, gepaart mit einer “Can-Do”-Haltung und einem Auge für Details.
  • Du pflegst eine offene Kommunikation und arbeitest gern in einem dynamischen Umfeld mit sich ändernden Anforderungen und Input aus unterschiedlichen Quellen.
  • Du bist bereit, regelmäßig 2 bis 3 Tage pro Woche im Münchener Büro anwesend zu sein.
  • Du sprichst fließend Deutsch und gut Englisch. 
  • Last but not least: Wir lachen gern zusammen. Sinn für Humor ist also ein Muss ;)
Warum XEMPUS
  • Steige bei einem der führenden Insurtechs in Europa in die nächste Wachstumsphase mit ein
  • Möglichkeit zur Teilnahme an einem der umfangreichsten Aktienoptionsprogramme für Mitarbeiter innerhalb der Branche
  • Deutschlands beste betriebliche Altersvorsorge! (100€ geschenkt + 100% Aufschlag auf jeden €, den du gibst)
  • Betriebliche Krankenversicherung: 600 € Rückerstattung verschiedener medizinischer und pharmazeutischer Behandlungskosten pro Jahr.
  • Gestaltungsspielraum und schnelle Entscheidungen in einem dynamischen, innovativen Umfeld
  • Teamgeist, Zusammenhalt und großartige Kollegen (Unternehmungen, Betriebsfeiern, Charity Events, ect.)
  • Mobile Work für Familienfreundlichkeit und maximale Flexibilität im Alltag. Mehr dazu findest du hier
  • Diverse Lern- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten: individuelles jährliches Weiterbildungsbudget, kostenlose Kurse und ein transparentes Modell zur Karriereentwicklung
  • Abwechslungsreiche Gesundheitsförderung mit Jobrad und Qualitrain 
  • Ein modernes Büro, Getränke & Obst gehen aufs Haus
  • Deinen 30-tägigen Urlaubsanspruch kannst du bei Bedarf unbezahlt erweitern
#LI-Hybrid
Kontakt
Das klingt nach einer Aufgabe für dich? Dann bewirb‘ dich jetzt!
Du hast noch Fragen, Schwierigkeiten beim Upload deiner Daten, oder du benötigst weitere Unterstützung während des Recruiting Prozesses? Marta Von Deimling  (jobs@xempus.com) hilft dir gern weiter.
  
Wir freuen uns auf dich!
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Über uns
Bei XEMPUS arbeiten +180 Menschen an einer ganz besonderen Vision: Wir machen die Zukunft planbar. Seit 2007 gestalten wir die digitale Transformation in der Versicherungsbranche. Die Vorsorge wird vernetzt, intelligent und für alle zugänglich. Wir wissen, wovon unsere erfolgreiche Zukunft abhängt: von unserem Team, von den Menschen hinter dem Namen Xempus.
Wir haben ambitionierte Ziele. Für die Umsetzung brauchen wir dich!

Wir sind ein Arbeitgeber der Chancengleichheit fördert und stellen sicher, dass kein Bewerber aus Gründen des Geschlechts, der Geschlechtsidentität, des Familienstands, der Rasse, der Hautfarbe, der Nationalität, der ethnischen Zugehörigkeit, des Alters, der sexuellen Orientierung, der sozioökonomischen Situation, der Verantwortung für pflegebedürftige Personen, einer körperlichen oder geistigen Behinderung benachteiligt wird. Alle Einstellungsentscheidungen werden auf der Grundlage von Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen getroffen.
Who we are
We are XEMPUS, Europe´s leading independent Software-as-Service (SaaS) platform for the distribution of pension and life insurance. Our mission: making pension and life insurance digitally understandable, efficient, and accessible for everyone. We have been shaping the digital transformation of the insurance industry since 2007. Currently we are integrating new product categories on our platform like company health care and establishing our solutions in further European countries. Here at XEMPUS, we believe in a world where people together can make an impact, anywhere! Whether from one of our offices, remote or hybrid - Join us and together we create a more secure future for everyone.
The role
As an HR Administrator, you will provide high-quality operational People services in an international and dynamic environment. 
  • You will be the go to person for our employees and external institutions for all People related questions. Accordingly, you also manage our central People email inbox and the letter mailbox.
  • You will be our internal payroll expert. Therefore, you will be responsible for preparing the monthly payroll in collaboration with the external payroll service provider and answer all questions by our employees, our colleagues in the accounting team or external institutions (such as tax or social insurance auditors) in this regard.
  • You are an admin hero. As such you manage all types of personnel administration (such as drawing up contracts, issuing certificates, maintaining personnel database), our prescribed training courses and our company social benefits (such as corporate pension scheme, company health insurance, job bike).
  • You know about the importance of proper processes and documentation. Therefore, you are aware of the current HR guidelines and procedures and monitor, support and document them in a professional and smooth manner. 
  • Ideally you have an affinity for data and are interested to prepare standard reports in collaboration with our accounting and finance team. We’d love to see you become our internal data guru, providing and interpreting high quality people data to ensure data driven decision making.
What we are looking for
  • You have completed a commercial apprenticeship, ideally with further training in human resources management.
  • You have at least 3 years of professional experience in a comparable position.
  • You have a basic knowledge of labor and social security law in Germany and other European countries.
  • You are familiar with company pensions schemes and their application.
  • You are conversant with common HR tools and processes.
  • You have a structured and organized way of working paired with can-do attitude and an eye for detail.
  • You maintain an attitude of open communication and enjoy a dynamic environment, with changing requirements and multiple input-sources.
  • You can be present in the office for 2 to 3 days a week.
  • You are fluent in German and are a profound English speaker. 
  • Last but not least: We like to share a good laugh together. A sense of humor is mandatory ;)
Why XEMPUS
  • Join one of the leading insurtechs in Europe as it enters its next growth phase 
  • Chance to participate in one of the most generous employee stock option programs in the industry 
  • Secure your financial future with Germany’s best company pension plan (EUR 100 free + 100 percent matching on every EUR) 
  • Corporate health insurance: 600€ reimbursement of various medical and pharmacy costs per year.
  • Find creative freedom and quick decision-making structures in a dynamic, innovative environment 
  • Work with a team of amazing colleagues with great team spirit (company parties, charity events e.g.) 
  • Have the option to work anywhere for family friendliness and maximum flexibility in your everyday life. You can find out more here.
  • Broad range of personal & professional development opportunities: individual annual training budget, free courses, and a transparent career development model 
  • Various health offerings such as bike leasing and EGYM Wellpass 
  • Modern offices in a central location, including free drinks & fruit 
  • We offer you an option for an unpaid extra holiday in addition to your 30-day holiday entitlement per year 
#LI-Hybrid
Contact
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If you have any questions, difficulties uploading your data, or require any assistance with the recruitment process, Marta Von Deimling (jobs@xempus.com) is happy to help.
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About us
At XEMPUS, +180 people work on a very special vision: We make the future plannable. We have been shaping the digital transformation in the insurance industry since 2007. We know what our successful future depends on: our team, the people behind the name XEMPUS.
We have ambitious goals. To achieve those goals, we need you!

We are an equal opportunity employer and ensure that no applicant is subject to less favourable treatment on the grounds of gender, gender identity, marital status, race, colour, nationality, ethnicity, age, sexual orientation, socio-economic, responsibilities for dependants, physical or mental disability. Any hiring decision are made on the basis of skills, qualifications and experiences.

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