Office Management (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · München

Wer wir sind

Wir sind XEMPUS, Europas führende unabhängige Software-as-Service (SaaS)-Plattform für den Vertrieb von betrieblichen Vorsorgelösungen. Unsere Mission: Betriebliche Vorsorge digital verständlich, effizient und für jeden zugänglich zu machen. Seit 2007 gestalten wir die digitale Transformation der Versicherungsbranche. Aktuell integrieren wir neue Produkte wie die digitale betriebliche Krankenversicherung auf unserer Plattform und treiben die Expansion in weitere europäische Länder voran. Wir bei XEMPUS sind davon überzeugt, dass wir Menschen gemeinsam etwas bewirken können – egal von wo! Ob von einem unserer Büros, remote oder hybrid - komm zu uns und lass uns gemeinsam eine sicherere Zukunft für alle schaffen!

Was dich erwartet

Das Office Team ist immer und überall mit dabei – als erste Ansprechperson unterstützt du hier bei uns vor Ort und sorgst für einen reibungslosen Tagesablauf im Büro. Das bedeutet die Besetzung von Empfang und Telefonzentrale, die Betreuung von Gästen und Räumlichkeiten sowie die Unterstützung bei der Poststelle und Veranstaltungsplanung.

Deine Aufgaben im Überblick:

In unserem gut angebundenen Büro Nahe der Donnersberger Brücke betreust du den Empfang und sorgst dafür, dass immer jemand erreichbar ist
Auf Deutsch und Englisch nimmst du Anfragen von unseren Mitarbeitenden sowie eingehende Telefonate entgegen
Wenn externer Besuch erwartet wird, bereitest du Besucherausweise vor, organisierst die Raumbuchung und richtest die Meetingräume her
Du regelst den Postein- und Ausgang
Wenn Teamevents oder Firmenfeiern anstehen, hilfst du bei der Vorbereitung und kannst deine eigenen Ideen einbringen (z.B. Sommerfest, Wiesn, Weihnachtsfeier, wöchentliches Mittagessen, Team-Tage, etc.)
Bei kleineren Events übernimmst du die Organisation des Caterings
Außerdem bist du für die Reisebuchungen von Kollegen zu Terminen und Events zuständig
Du unterstützt bei den On- und Off-Boarding Prozessen neuer Mitarbeiter
Du machst die Bestellungen für das Büro (Verbrauchsmaterial, Büromaterial, etc.)
Pro Quartal setzt du die Sitzung zum Thema Arbeitssicherheit inklusive z.B. der Organisation der Grippeschutzimpfung um
Zudem bist du für das Einhalten und die Organisation diverser Wartungsintervalle zuständig (Klimaanlage, Feuerlöscher, etc.)
Du bist Ansprechpartner für unsere Untermieter und stimmst dich mit dem Hausmeister und der Hausverwaltung z.B. bezüglich Reparaturen ab
In unserer gemeinschaftlich genutzten Küche sorgst du für Ordnung (das Putzen übernimmt regelmäßig ein Dienstleister), räumst die Spülmaschine aus und füllst den Getränkekühlschrank auf

Wonach wir suchen

Du hast Spaß daran, unserem Office Team und allen Mitarbeitenden ihren Arbeitsalltag zu erleichtern
Du bist kommunikativ und gern in einer repräsentativen Rolle tätig
Sehr gute Deutschkenntnisse und Englischkenntnisse
Zuverlässigkeit und Hilfsbereitschaft

Warum XEMPUS

Steige bei einem der führenden Insurtechs in Europa in die nächste Wachstumsphase mit ein
Möglichkeit zur Teilnahme an einem der umfangreichsten Aktienoptionsprogramme für Mitarbeiter innerhalb der Branche
Deutschlands beste betriebliche Altersvorsorge! (100€ geschenkt + 100% Aufschlag auf jeden €, den du gibst)
Gestaltungsspielraum und schnelle Entscheidungen in einem dynamischen, innovativen Umfeld
Teamgeist, Zusammenhalt und großartige Kollegen (Unternehmungen, Betriebsfeiern, Charity Events, ect.)
Diverse Lern- und Weiterentwicklungsmöglichkeiten: individuelles jährliches Weiterbildungsbudget, kostenlose Kurse und ein transparentes Modell zur Karriereentwicklung
Abwechslungsreiche Gesundheitsförderung mit Jobrad, Qualitrain oder Obstkorb für zu Hause
Ein modernes Büro, Getränke & Obst gehen aufs Haus
Deinen 30-tägigen Urlaubsanspruch kannst du bei Bedarf unbezahlt erweitern

#LI-Hybrid

Kontakt

Das klingt nach einer Aufgabe für dich? Dann bewirb‘ dich jetzt!
Du hast noch Fragen, Schwierigkeiten beim Upload deiner Daten, oder du benötigst weitere Unterstützung während des Recruiting Prozesses? Marta von Deimling (jobs@xempus.com |+49 1514 0422887) hilft dir gern weiter.

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Über uns

Bei XEMPUS arbeiten +180 Menschen an einer ganz besonderen Vision: Wir machen die Zukunft planbar. Seit 2007 gestalten wir die digitale Transformation in der Versicherungsbranche. Die Vorsorge wird vernetzt, intelligent und für alle zugänglich. Wir wissen, wovon unsere erfolgreiche Zukunft abhängt: von unserem Team, von den Menschen hinter dem Namen Xempus.
Wir haben ambitionierte Ziele. Für die Umsetzung brauchen wir dich!

Wir sind ein Arbeitgeber der Chancengleichheit fördert und stellen sicher, dass kein Bewerber aus Gründen des Geschlechts, der Geschlechtsidentität, des Familienstands, der Rasse, der Hautfarbe, der Nationalität, der ethnischen Zugehörigkeit, des Alters, der sexuellen Orientierung, der sozioökonomischen Situation, der Verantwortung für pflegebedürftige Personen, einer körperlichen oder geistigen Behinderung benachteiligt wird. Alle Einstellungsentscheidungen werden auf der Grundlage von Fähigkeiten, Qualifikationen und Erfahrungen getroffen.

Who we are

We are XEMPUS, Europe´s leading independent Software-as-Service (SaaS) platform for the distribution of pension and life insurance. Our mission: making pension and life insurance digitally understandable, efficient, and accessible for everyone. We have been shaping the digital transformation of the insurance industry since 2007. Currently we are integrating new product categories on our platform like company health care and establishing our solutions in further European countries. Here at XEMPUS, we believe in a world where people together can make an impact, anywhere! Whether from one of our offices, remote or hybrid - Join us and together we create a more secure future for everyone.

The role

The Office Team is part of everything that’s happening here in our office in Munich – as the first point of contact you help us achieve a smooth and professional experience for our employees and guests on the ground and virtually. You tend to the reception desk and telephone, look after guests and office space, and assist with the mail and event planning.

Your tasks include:

You tend to the reception desk in our office in Munich (with great access to public transportation, close to Donnersberger Brücke)
You answer requests from our employees as well as incoming phone calls in both English and German
When we have external visitors you prepare visitor’s badges, book meeting rooms and prepare the space
You are responsible for incoming and outgoing mail
You assist in preparing team events or company parties (e.g. summer party, Oktoberfest, Christmas party, weekly lunch, team days, etc.)
You are responsible for arranging catering for smaller events.
In addition you are also responsible for booking colleagues' travel to appointments and events
You support the on-boarding and off-boarding processes for new employees
You place orders for the office (consumables, office supplies, etc.)
Each quarter, you implement the meeting on occupational safety including, for example, the organisation of flu vaccinations
Furthermore, you are responsible for adhering to and organising various maintenance intervals (air conditioning, fire extinguishers, etc.)
You are the contact person for our subtenants and liaise with the caretaker and property management e.g. regarding repairs
We have a communal kitchen that you help keep orderly (cleaning is taken over by an external agency) which includes emptying the dishwasher and refilling the drinks fridge

What we are looking for

You enjoy helping our Office Team and making everyone’s lives easier
You are communicative and feel at home in a representative position
Very good German and English language skills
Reliability and readiness to help others

Why XEMPUS

Join one of the leading insurtechs in Europe as it enters its next growth phase
Chance to participate in one of the most generous employee stock option programs in the industry
Secure your financial future with Germany’s best company pension plan (EUR 100 free + 100 percent matching on every EUR)
Find creative freedom and quick decision-making structures in a dynamic, innovative environment
Work with a team of amazing colleagues with great team spirit (company parties, charity events e.g.)
Broad range of personal & professional development opportunities: individual annual training budget, free courses, and a transparent career development model
Various health offerings such as bike leasing, Qualitrain fitness or home-delivery fruit baskets
Modern offices in a central location, including free drinks & fruit
We offer you an option for an unpaid extra holiday in addition to your 30-day holiday entitlement per year

#LI-Hybrid

Contact

Does that sound like your kind of job? Then apply now!
If you have any questions, difficulties uploading your data, or require any assistance with the recruitment process, Marta von Deimling (jobs@xempus.com | +49 1514 0422887) is happy to help.

We’d love to hear from you!

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About us

At XEMPUS, +180 people work on a very special vision: We make the future plannable. We have been shaping the digital transformation in the insurance industry since 2007. We know what our successful future depends on: our team, the people behind the name XEMPUS.
We have ambitious goals. To achieve those goals, we need you!

We are an equal opportunity employer and ensure that no applicant is subject to less favourable treatment on the grounds of gender, gender identity, marital status, race, colour, nationality, ethnicity, age, sexual orientation, socio-economic, responsibilities for dependants, physical or mental disability. Any hiring decision are made on the basis of skills, qualifications and experiences.

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We are looking forward to meet you!

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